Office Manager

📍 Paris, France – Hybrid (3 days per week in-office – Neuilly sur Seine)

Chez Theramex, nous sommes animés par une mission claire : améliorer la vie des femmes dans le monde entier grâce à des solutions de santé innovantes et accessibles. En tant que spécialiste mondial de la santé des femmes parmi les entreprises à la croissance la plus rapide du secteur, nous allions l'agilité d'une entreprise en pleine expansion à l'impact et à l'ambition d'une organisation soutenue par des fonds de capital investissement. Ici, votre travail se traduit par des résultats concrets : vous contribuez à façonner nos portefeuilles de produits, à influencer notre orientation stratégique et à apporter des changements significatifs dans la vie des patientes.

Vous rejoindrez une équipe collaborative et performante qui valorise l'expertise, encourage les idées nouvelles et donne à chacun les moyens de prendre des initiatives et des responsabilités. Si vous êtes motivé(e) par une mission porteuse de sens, par les opportunités de développement et par la volonté de faire une différence durable, Theramex vous offre un environnement dans lequel votre contribution compte véritablement.

À propos de vous 👤

Diplôme de niveau Bac+2 à Bac+3 ou équivalent en administration des entreprises, administration commerciale, communication ou dans un domaine connexe.

Plus de 5 ans d'expérience professionnelle dans un poste de gestion administrative au sein de l'industrie pharmaceutique.

Compétences clés

• Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps, avec la capacité de hiérarchiser efficacement des priorités concurrentes.
• Bonne compréhension de l'environnement réglementaire de l'industrie pharmaceutique.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, ainsi que de très bonnes qualités relationnelles.
• Excellentes capacités d'analyse et de résolution de problèmes, avec la capacité d'évaluer les situations et d'identifier des solutions efficaces.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

Qualités personnelles

• Engagement personnel fort en faveur de la qualité et d'un niveau d'exigence élevé dans le travail.
• Courage, résilience et autonomie, avec la capacité de travailler de manière indépendante.
• Esprit analytique et stratégique, associé à de solides capacités de leadership.
• Approche proactive et orientée solutions, avec l'assurance nécessaire pour formuler des recommandations et prendre des initiatives.
• Curiosité, proactivité et enthousiasme, avec une attitude positive et une grande énergie.
• Sens aigu de l'organisation, méthode et rigueur, avec une grande attention portée aux détails.

À propos du post e 🧭

• Le/La Office Manager (CDD de 12 mois) coordonne et supervise les activités administratives de l'entreprise et veille à ce que les processus et procédures soient conformes à la réglementation applicable et correctement appliqués.
• Il/Elle exerce ses fonctions dans le respect de la législation en vigueur, des normes éthiques ainsi que des processus et procédures actuellement applicables au sein de Theramex.

Principales missions et responsabilités 📌

Rattaché(e) à l'équipe de Direction Générale, le/la Office Manager est chargé(e) de superviser l'environnement de travail de l'entreprise et de garantir une gestion rigoureuse des activités comptables et logistiques, tout en assurant le rôle d'interlocuteur opérationnel et administratif des équipes commerciales et marketing.

Administration des ventes et relations clients

• Gestion opérationnelle des ventes : gérer l'ensemble du processus d'administration des ventes, de la préparation et de l'émission des devis et propositions commerciales jusqu'à leur saisie comptable et à la facturation.
• Gestion du CRM : administrer, mettre à jour et fiabiliser la base de données clients ; assurer le suivi de premier niveau des prospects et des communications avec les clients.
• Gestion des prospects : qualifier et effectuer un premier tri des demandes commerciales et des sollicitations clients entrantes, avant de les orienter vers les interlocuteurs commerciaux appropriés.
• Coordination transversale : assurer le lien opérationnel entre les équipes commerciales, logistiques et financières/comptables.

Gestion des projets marketing et communication opérationnelle

• Gestion des projets marketing : contribuer à la création et à la mise en œuvre des campagnes marketing, notamment en assurant le suivi des échéances et la coordination avec les prestataires externes et les agences.
• Communication et digital : contribuer à la gestion des canaux de communication numériques, notamment en coordonnant la diffusion des campagnes d'e mailing et la programmation des publications sur les réseaux sociaux professionnels.
• Supports d'aide à la vente : créer, actualiser et gérer les stocks de supports promotionnels, de documentation technique et d'objets publicitaires aux couleurs de la marque destinés aux équipes commerciales.
• Analyse de marché : assurer la veille concurrentielle et consolider les informations commerciales ainsi que les données relatives à la performance des campagnes ; tenir à jour les tableaux de bord et préparer les reportings pertinents.

Gestion des bureaux et des services généraux

• Assurer l'accueil des visiteurs et la gestion des appels téléphoniques.
• Gérer l'ensemble du courrier entrant et sortant ainsi que les correspondances.
• Suivre et gérer les stocks de fournitures et de consommables de bureau.
• Veiller au bon entretien des équipements et des locaux, et garantir leur fonctionnement optimal.
• Contribuer à la sécurité des locaux de l'entreprise, en étroite collaboration avec la gestion de l'immeuble Tour Atlantique, et veiller à ce que les équipements et les installations de bureau restent pleinement conformes aux exigences applicables.

Gestion de la flotte automobile

• Identifier et anticiper les besoins de l'entreprise en matière de flotte automobile.
• Gérer l'attribution et la restitution des véhicules de fonction et centraliser les reportings associés.
• Gérer les amendes et contraventions, en assurant un suivi précis et un contrôle rigoureux des factures correspondantes.
• Gérer les sinistres et incidents liés aux véhicules, notamment les déclarations auprès des assurances, et assurer le suivi des cartes carburant.

Comptabilité locale et administration financière

• Créer et tenir à jour les fiches fournisseurs.
• Enregistrer et traiter les devis, les dons, les acomptes et les factures pour l'ensemble des fonctions de l'entreprise.
• Transmettre les bons de commande approuvés aux fournisseurs.
• Réceptionner les factures entrantes et veiller à leur transmission au service Finance/Comptabilité dans les délais impartis et avec un niveau de précision optimal.
• Assurer un suivi rigoureux, précis et actualisé des dépenses de l'entreprise à l'aide de tableaux Excel.

Support administratif transverse et organisation d'événements

• Apporter un soutien administratif quotidien à la Direction Générale ainsi qu'aux équipes Marketing, Commerciales, Affaires Réglementaires et Pharmaceutiques, Ressources Humaines et Médicales.
• Coordonner de bout en bout les réunions internes, séminaires et événements majeurs de l'entreprise, notamment les conventions commerciales, les lancements de produits et les salons professionnels.

Que disent nos équipes de la vie chez Theramex? 💬

"Après quelques mois chez Theramex, je suis vraiment ravi(e) d'y travailler. Dès mon arrivée, le processus d'intégration, la formation d'accueil et la prise de poste ont été remarquables. J'ai déjà le sentiment de pouvoir pleinement saisir les opportunités qui me permettent de contribuer concrètement à la réussite de l'entreprise. Theramex offre une ambiance conviviale et bienveillante, où je me sens soutenu(e) et valorisé(e)".

Umut Tarakcilar, Analyste senior en trésorerie

Pourquoi nous rejoindre? 🌟

• Un environnement dynamique offrant une grande diversité d'expériences et des opportunités de développement professionnel, y compris en dehors de votre domaine d'expertise principal.
• Une culture qui encourage l'apprentissage, célèbre les réussites et reconnaît la performance.
• Des opportunités pour les professionnels talentueux et motivés de contribuer à notre formidable aventure.

Avantages et bénéfices 💎

Une rémunération globale compétitive, comprenant :

• Des jours de repos supplémentaires (RRT) 🌴
• Un dispositif d'intéressement aux bénéfices 💷
• Un mode de travail hybride 🏡
• Une expérience collaborateur enrichissante, favorisant les échanges et le sentiment d'appartenance à une communauté : événements au bureau, moments de partage et d'apprentissage collectif, et bien plus encore ! 🎉

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